Podsumowanie konferencji jubileuszowej i wnioski na przyszłość

Protokół z zebrania w dniu 07.07.2016 r. po zakończeniu uroczystości jubileuszowych

Zebranie otworzył i prowadził dr Aleksander Kobylarek. Podsumowując zakończone obchody jubileuszowe podkreślił ogromną liczbę gości, czym byli wręcz zszokowani nawet pracownicy Uniwersytetu Wrocławskiego. Zaznaczył też, iż jako uczestnik wielu jubileuszy, nie spotkał się dotąd z tak dobrą organizacją. Podobnie pozytywne były głosy zaproszonych gości.
Emilia Nowaczyk podziękowała wszystkim za tak wiele włożonej pracy. Przytoczyła opinie pracowników Oratorium Marianum: portiera – że tak dobrze zorganizowanej uroczystości jeszcze nie widział, oraz operatora sprzętu, który podziwiał kondycję i żywotność słuchaczy UTW. Poinformowała, że została przygotowana wystawa otrzymanych listów gratulacyjnych i prezentów. Listy i część prezentów znajdą miejsce w pomieszczeniach UTW, a pozostałe zostaną rozdane aktywnym słuchaczom.
Podziękowania wszystkim zaangażowanym słuchaczom złożyły również Stanisława Warmuz i Anna Gozdowski, wyrażając szczególnie uznanie dla Janiny Żywickiej i Grażyny Zgud. Również dr Aleksander Kobylarek złożył podziękowania Annie Gozdowski, Emilii Nowaczyk i Janinie Żywickiej oraz wszystkim, którzy włożyli tak wiele pracy w organizację obchodów.
Irena Letza z kolei podziękowała dr. Aleksandrowi Kobylarkowi za pokazanie na szerokim forum wytworów pracy słuchaczy i podkreślając ważność wymiaru naukowego konferencji, poprosiła o przetłumaczenie wykładów prezentowanych w języku angielskim i przedstawienie ich słuchaczom na wykładach audytoryjnych. Dr Aleksander Kobylarek odpowiedział, iż zgodnie z prawami autorskimi, autorzy musieliby wyrazić zgodę na tłumaczenie, ale wykładać musieliby już osobiście. Jako organizator konferencji ma jedynie prawo pierwszego wydania referatów. Uważa ponadto, że UTW powinien sam prowadzić jak najwięcej badań, bo ma potencjał. Wyraził nadzieję, że UTW w UW jako pierwszy na świecie będzie prowadzić poważne badania naukowe z zakresu problematyki starzenia się. Na konferencji prezentowane były wykłady na wysokim poziomie i z licznych krajów. Zostały wydrukowane w jednym z najlepszych polskich czasopism naukowych.
Wracając do podsumowania organizacji konferencji dr Aleksander Kobylarek do mocnych stron zaliczył:
1) Doświadczenie organizatorów a szczególnie Anny Gozdowski, która już sprawdziła się przy organizacji jubileuszu 35-lecia, a ponadto posiada ważną umiejętność jaką jest znajomość języka angielskiego i niemieckiego.
2) Kapitał ludzki – znajomość potencjału wykorzystywanych osób.
3) Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań.
4) Zapewnienie finansowania.
5) Nagrody.
6) Duża liczba zaangażowanych osób.
7) Wykorzystanie internetu, w szczególności umieszczanie materiałów na facebooku.
8) Bardzo dobrze zorganizowane wystawy.

W dyskusji na temat finansów zwrócono uwagę na trudności z pozyskiwaniem sponsorów. Podkreślono, iż jest to niewdzięczne ale ważne zadanie, gdyż chodzi nie tylko zdobycie środków finansowych ale też możliwość nawiązania współpracy. Przy tej okazji dr A. Kobylarek wyraził wdzięczność pani Mai Garczyńskiej za pozyskanie organizacji współfinansujących nasz Jubileusz. Podkreślono również bardzo małe wsparcie finansowe ze strony Urzędu Miasta.
Podjęto także temat współpracy z lokalną prasą i radiem. Jeśli chodzi o wykorzystanie internetu, to dr A. Kobylarek apelował o szerokie umieszczanie materiałów związanych z UTW, co może spowodować zainteresowanie ew. sponsorów.
Dyskusję na temat minusów rozpoczął Jerzy Sosnowski uwagami skierowanymi do kierownika, zarządu i Anny Gozdowski, a mianowicie:
- nie wszyscy obsługujący konferencję rozumieli swoją rolę a część była zdezorientowana, nie wykorzystano też w pełni potencjału zaangażowanych osób,
- pokazano historię i działania związane z kulturą, zapominając o innych formach działań, które mogą stanowić wzorzec dla innych utw,
- i na koniec negatywnie ocenił postawę słuchaczy UTW, którzy zajmowali miejsca w pierwszych rzędach, przez co wielu zaproszonych gości musiało stać.
W odpowiedzi Teresa Słabińska powiedziała, że takie zachowania obserwuje się w ciągu całego roku, słuchacze nie respektują kartek z rezerwacją miejsc. Natomiast pewna dezorientacja w trakcie uroczystości związana była z wprowadzanymi na bieżąco zmianami w programie oraz tym, że nie wszyscy goście czytali informacje.
Stanisława Warmuz stwierdziła, że zachowanie słuchaczy UTW, to odwieczny problem i zaproponowała wprowadzenie do pierwszego po wakacjach briefingu tematu dot. zasad zachowania i sposobów reagowania w podobnych sytuacjach.
Dr Aleksander Kobylarek powiedział, że należy bardziej dokładnie opracowywać plan wręczania nagród, konsultując przedtem czas ich wręczania z osobami przyznającymi i wręczającymi odznaki. Zaproponował aby w przyszłości programy uroczystości wysyłać drogą e-mailową. Zaproponował też, aby rozpoczynanie odczytywania laudacji odbywało się w trakcie wchodzenia na scenę osoby odznaczanej i kontynuowanie w trakcie schodzenia ze sceny, co pozwoli skrócić czas.
Kolejne niedociągnięcia podnoszone w dyskusji, to nie pilnowanie przez niektórych moderatorów czasu wystąpień, co skutkowało skrócenie czasu prowadzenia kolejnych zajęć, szczególnie warsztatów, kłopoty ze sprzętem komputerowym, brak konferansjera przy występach zespołów artystycznych, zbyt mało referatów słuchaczy UTW a także problemy z niektórymi gośćmi.
Jednakże zdaniem Teresy Słabińskiej i Marii Zatorskiej te minusy były mało znaczące. Teresa Słabińska dodała, że należy być otwartym na różne nieprzewidzialności, podkreśliła pełne opanowania reakcje w trudnych momentach Anny Gozdowski.
Dr Aleksander Kobylarek zakończył tę część dyskusji stwierdzeniem, że impreza była na wysokim poziomie i zrobiła wielkie wrażenie na gościach.
W trakcie dyskusji wygenerowano następujące wnioski końcowe:
1. Za pracę każdego zespołu powinna odpowiadać jedna osoba.
2. Należy rozpoznać a następnie wykorzystać potencjał słuchaczy UTW.
3. Tak wybierać czas obchodów aby nie utracić prestiżu związanego z wykorzystaniem sal Uniwersytetu i uniknąć niepotrzebnych kosztów.
4. Zaangażować spośród słuchaczy konferansjera na czas występów artystycznych.
Na tym zebranie zakończono.

Protokółowała Wanda Paszke